Se você trabalha com vendas, marketing ou gestão de projetos, já deve ter percebido quanto tempo é gasto copiando e colando dados de um lugar para outro. Um potencial cliente preenche um formulário no Google Forms, você recebe uma notificação por e-mail, precisa ler a resposta, avaliar se o perfil é qualificado e, manualmente, criar um cartão no Trello para a equipe comercial.
Esse processo manual não é apenas chato e cansativo, mas também altamente ineficiente. O tempo de resposta (conhecido no mercado como speed to lead) é um dos fatores mais críticos para fechar vendas. Quanto mais a sua empresa demora para triar e encaminhar um contato para o vendedor certo, maiores são as chances de aquele cliente procurar o seu concorrente.
A boa notícia é que você pode resolver esse problema definitivamente sem precisar contratar programadores. Neste tutorial prático, você aprenderá a criar uma automação inteligente usando o Make (antigo Integromat) para capturar as respostas do Google Forms, triar os leads automaticamente e criar cartões organizados no Trello em menos de 10 minutos.
O que você precisa antes de começar
Para colocar este fluxo para rodar, você precisará apenas de contas gratuitas nas ferramentas envolvidas:
- Google Forms: Com um formulário de captura de leads já criado.
- Trello: Com um quadro (board) configurado com colunas de acompanhamento (ex: “Leads Quentes”, “Leads Frios”, “Em Atendimento”).
- Make.com: A plataforma de automação que fará a ponte entre as ferramentas.
Passo a Passo: Configurando a Automação no Make
Siga as instruções abaixo detalhadamente para construir seu cenário de triagem automática.
Passo 1: Conectar o Google Forms ao Make
Acesse sua conta no Make e clique no botão “Create a new scenario” no canto superior direito. No centro da tela, clique no ícone de adição (+) e busque por Google Sheets. Como o Google Forms salva automaticamente suas respostas em uma planilha, usar o módulo do Sheets é a forma mais estável de capturar os dados.
Selecione o gatilho “Watch Rows” (Monitorar Linhas). Conecte sua conta do Google e escolha a planilha vinculada ao formulário. No campo da aba (worksheet), selecione a aba onde as respostas são gravadas e defina o limite de registros por execução.
Passo 2: Adicionar um Router para Triagem Inteligente
Nem todo lead possui o mesmo valor ou urgência. Para fazer a triagem automática, você utilizará o recurso de rotas do Make. Passe o mouse sobre a linha de conexão ao lado do módulo do Google Sheets e adicione um Router (Roteador).
O Router permite dividir o fluxo de dados em dois ou mais caminhos com base em regras que você define. Por exemplo, se no seu formulário existe a pergunta “Qual o seu orçamento mensal?”, você pode criar duas rotas:
- Rota 1 (Leads Qualificados): Orçamento acima de R$ 5.000.
- Rota 2 (Leads Gerais): Orçamento abaixo de R$ 5.000.
Para criar o filtro, clique no ícone da chave ao lado da linha que sai do Router. Dê um nome ao filtro (ex: “Orçamento Alto”) e configure a condição selecionando a variável da resposta do formulário com o operador Numeric operator: Greater than or equal to e o valor desejado.
Passo 3: Configurar a Criação de Cartões no Trello
Na ponta de cada caminho do Router, adicione o módulo do Trello e selecione a ação “Create a Card”.
- Autentique sua conta do Trello.
- Selecione o Board correto e escolha a Lista de destino correspondente à rota (ex: na Rota 1, escolha a lista “Alta Prioridade / Leads Quentes”).
- No campo Name (Nome do Cartão), monte o título puxando o nome do lead dinamicamente do Google Forms (ex:
Lead: {{Nome}}). - No campo Description (Descrição), inclua todas as informações relevantes enviadas pelo formulário, como e-mail, telefone, empresa e mensagem.
Passo 4: Testar e Ativar o Fluxo
Com os módulos e filtros configurados, clique no botão “Run once” no canto inferior esquerdo para testar. Abra o seu formulário do Google Forms em outra aba e envie uma resposta de teste.
Volte ao Make e veja as bolhas de informação fluindo pelos módulos. Abra o Trello e confirme se o cartão foi criado exatamente na coluna correta, com todas as informações organizadas. Se tudo funcionou perfeitamente, ative a chave no canto inferior esquerdo mudando de OFF para ON. Sua automação está pronta e rodando 24/7!
Vantagens de Automatizar a Triagem de Leads
Ao implementar esse fluxo no seu dia a dia, sua operação ganha benefícios imediatos:
- Atendimento ultra-rápido: O lead entra no Trello da equipe no exato segundo em que envia o formulário.
- Padronização de dados: Cartões estruturados sempre com as mesmas informações organizadas na descrição.
- Zero perda de oportunidades: Nenhum lead fica esquecido na caixa de entrada de e-mail.
Conclusão
Dominar a automação de processos não é mais um luxo para poucas empresas, mas uma necessidade real para qualquer equipe que deseja crescer com eficiência e sem sobrecarga de trabalho. Integrar o Google Forms ao Trello por meio do Make é um dos passos mais simples, práticos e de maior impacto que você pode dar para modernizar seu fluxo de vendas.
Ao eliminar a digitação manual e a triagem repetitiva, você devolve tempo valioso para sua equipe focar no que realmente gera receita: criar relacionamentos e fechar negócios. Reserve 10 minutos do seu dia, siga este tutorial e experimente a transformação que a automação trará para a sua produtividade!
